Dieser Leitfaden dient der Erleichterung der Zusammenarbeit von Mediatoren mit dem Sekretariat des Vienna International Arbitral Center („VIAC“), der Internationalen Schiedsinstitution der Wirtschaftskammer Österreich.  

Im Folgenden geben wir Ihnen einen Überblick über die wesentlichen Aspekte der Falladministration nach der VIAC-Mediationsordnung 2018 („Wiener Mediationsregeln“). Soweit dieser Leitfaden auf Artikel verweist, sind die jeweiligen Artikel der Wiener Mediationsegeln gemeint. 

Wenn Sie weitere Fragen haben, steht Ihnen das Sekretariat gerne zur Verfügung. Sie erreichen unser Team telefonisch unter +43 5 90 900 4398 oder per Email an Diese E-Mail-Adresse ist vor Spambots geschützt! Zur Anzeige muss JavaScript eingeschaltet sein!. Auch unsere Website www.viac.eu enthält zahlreiche Informationen.

Inhalt 

I. Mediationsverfahren

1. Administration der Fälle durch VIAC
2. Bestellung des Mediators und Fallübergabe
3. Ort der Sitzungen
4. Verfahrensführung
5. Weitere Mediatoren
6. Schluss des Verfahrens


II. Kosten

1. Kostenvorschüsse
2. Kostenvorschüsse für weitere Verfahrenskosten
3. Verwaltungskosten
4. Berechnung der Kosten
5. Mediatorenhonorare
6. Bestimmung der Verwaltungskosten und des Honorars des Mediators am Ende des Verfahrens
7. Barauslagenersatz

 

Leitfaden für Mediatoren

I. Mediationsverfahren

1. Administration der Fälle durch VIAC

Das Sekretariat (Art 4 Wiener Regeln) erledigt die administrativen Angelegenheiten des VIAC, soweit sie nicht dem VIAC Präsidium (Art 2 Wiener Regeln) vorbehalten sind. Das Sekretariat des VIAC wird von der Generalsekretärin, Dr. Alice Fremuth-Wolf, und der Generalsekretärin-Stellvertreterin, Dr. Elisabeth Vanas-Metzler, geleitet. Sie finden alle Mitglieder von Sekretariat und Präsidium auf unserer Website (www.viac.eu).

Jeder Mediationsfall bekommt eine Fallnummer beginnend mit dem Kürzel „MED“ und wird einer Mitarbeiterin des Sekretariats, deren Name Ihnen bekanntgegeben wird, zur Aktenführung zugewiesen. Diese wird Ihnen gerne behilflich sein, wenn Sie die Unterstützung des Sekretariats in administrativen Fragen benötigen. 


2. Bestellung des Mediators und Fallübergabe

Die Bestellung eines Mediators erfolgt aufgrund gemeinsamer Benennung durch die Parteien und nachfolgender Bestätigung durch Generalsekretärin / Präsidium, oder aufgrund direkter Bestellung durch das Präsidium. Der designierte Mediator hat vor der Bestellung eine Erklärung gemäß Art 7 Abs 3 („Annahmeerklärung“) abzugeben.

Die Generalsekretärin übergibt den Fall dem Mediator, wenn ein Art 3 entsprechender Antrag vorliegt, ein Mediator bestellt ist, und der vorläufige Kostenvorschuss gemäß Art 8 Abs 1 vollständig bezahlt ist (Art 9). Ab Fallübergabe beginnt der Mediator mit der Durchführung des Verfahrens. 


3. Ort der Sitzungen

Der Mediator bestimmt den Ort der Sitzungen in Abstimmung mit den Parteien (Art 5). Auch virtuelle Sitzungen sind möglich (Art 9 Abs 3).

Sitzungen mit den Parteien, welche in Wien abgehalten werden, können entweder am Sitz des VIAC in der Wirtschaftskammer Österreich oder auch außerhalb der Wirtschaftskammer Österreich stattfinden.

Werden Verhandlungsräume oder Besprechungszimmer in der Wirtschaftskammer Österreich gewünscht, bitten wir Sie, dies mit der für den Fall zuständigen Mitarbeiterin zu besprechen, bevor Sie einen Termin festsetzen. Bitte teilen Sie uns Ihre Wünsche rechtzeitig mit! Wir werden uns bemühen, Ihnen die erforderliche Infrastruktur zur Verfügung zu stellen. Dazu benötigen wir auch Angaben über die Teilnehmerzahl, die Verhandlungsdauer, gewünschte technische Einrichtungen (zB Videokonferenzeinrichtung, Aufnahmegeräte, Projektoren, Diktaphone, Drucker) und spezielle administrative Vorkehrungen (zB Vorsorge für die Protokollierung usw).

 

4. Verfahrensführung

Der Mediator hat die Art und Weise der Durchführung des Verfahrens mit den Parteien so schnell wie möglich zu erörtern. Er hilft ihnen, eine annehmbare und zufriedenstellende Lösung ihrer Streitigkeit zu finden. Die Durchführung des Verfahrens unterliegt der Kontrolle des Mediators, der sich jedoch von den Wünschen der Parteine leiten zu lassen hat, wenn diese übereinstmmen und mit dem Zweck des Verfahrens vereinbar sind (Art 9). Der Mediator bestimmt nach Rücksprache mit den Parteien auch unverzüglich die Sprache(n) des Verfahrens (Art 6).

 

5. Weitere Mediatoren

Es können grundsätzlich auch mehrere Mediatoren in einem Fall tätig werden. Einerseits können die Parteien frei über die Anzahl der Mediatoren entscheiden und andererseits kann der Mediator aufgrund der Komplexität des Falles oder aus anderen Gründen, einen Co-Mediator wünschen. Er kann dies den Parteien mitteilen und auch selbst eine geeignete Person vorschlagen. Um dem Grundsatz der Freiwilligkeit des Mediationsverfahrens zu entsprechen, muss jedoch zwischen den Parteien Einvernehmen über die Bestellung eines zweiten Mediators und über dessen Person bestehen. Auch ein solcher Co-Mediator ist von der Generalsekretärin oder Präsidium zu bestätigen.

 

6. Schluss des Verfahrens

Das Verfahren wird durch schriftliche Bestätigung der Generalsekretärin den Parteien gegenüber beendet (Art 11). Dazu ist es notwendig, dass der Mediator die Generalsekretärin informiert, falls eine Mediationsvereinbarung geschlossen wurde, eine Partei das Verfahren nicht fortsetzen möchte, der Mediator der Meinung ist, dass das Verfahren seiner Meinung nach die Streitigkeit zwischen den Parteien nicht beilegen wird oder das Verfahren abgeschlossen ist (Art 11 Z 1.1-1.4).

 

II. Kosten

1. Kostenvorschüsse

Für die Berechnung des vorläufigen Kostenvorschusses berücksichtigt das Sekretariat die Verwaltungskosten des VIAC, eine Anzahlung auf das Honorar des Mediators zuzüglich allfälliger Umsatzsteuer und schätzt die Kosten für mündliche Verhandlungen sowie sonstige Auslagen (vgl Art 8 Abs 1).

Der auf der VIAC Website zur Verfügung gestellte Kostenrechner kann nur einzelne dieser Kosten prognostizieren; daher wird der tatsächlich vorgeschriebene Kostenvorschuss höher sein als der nach dem Kostenrechner errechnete Betrag.

Um der Generalsekretärin die richtige Berechnung der anwendbaren Umsatzsteuer zu ermöglichen, sind die Mediatoren verpflichtet, die voraussichtliche Höhe des anzuwendenden Steuersatzes bekannt zu geben. Zu diesem Zweck führen Sie bitte im Formular betreffend Ihre Überweisungsinstruktion an, ob und gegebenenfalls mit welchem Steuersatz Ihr Honorar der Umsatzsteuer unterliegt.

Da die Vorgangsweise zur Berechnung der USt von Fall zu Fall – je nach Sitz der Beteiligten – unterschiedlich zu beurteilen ist, sollte diese Frage jedenfalls vom Mediator bereits zu Verfahrensbeginn (am besten in der ersten Sitzung) mit den Parteien thematisiert werden. In jedem Fall sollte der Mediator zu Beginn des Verfahrens die UID der Parteien verlangen.

 

2. Kostenvorschüsse für weitere Verfahrenskosten

Hält der Mediator die Durchführung von bestimmten, mit Kosten verbundenen Verfahrensschritten, wie die Bestellung von Sachverständigen, Court Reportern, Dolmetschern oder Übersetzern, die wörtliche Aufzeichnung des Verhandlungsverlaufes, die Abhaltung eines Lokalaugenscheines oder die Verlegung des Verhandlungsortes, für erforderlich, so hat er für die Deckung der voraussichtlichen Kosten durch die Parteien zu sorgen und die Generalsekretärin darüber zu informieren (Art 43 Wiener Regeln analog). Diese kann auch von sich aus einen weiteren Kostenvorschuss einheben, falls ein solcher nötig wird, insbesondere zur Deckung des Honorars und der zu erwartenden Barauslagen des Mediators (Art 8 Abs 3).

Der Mediator darf Verfahrensschritte erst vornehmen, wenn eine ausreichende Deckung für die voraussichtlichen Kosten vorhanden ist. VIAC übernimmt keine Ausfallshaftung für Fehlbeträge, wenn diese durch Verfügungen von Mediatoren ohne vorherige Deckung der Kosten verursacht worden sind.

 

3. Verwaltungskosten

Die streitwertabhängigen Verwaltungskosten werden von der Generalsekretärin nach der Kostentabelle (Anhang 3) berechnet. Der von der Generalsekretärin eingeforderte vorläufige Kostenvorschuss für die voraussichtlichen Verwaltungskosten wird auf der Grundlage des im Antrag bekannt gegebenen Streitwerts berechnet. Die Generalsekretärin kann den Streitwert abweichend von den Angaben der Parteien festlegen, wenn eine Streitsache von den Parteien erkennbar unrichtig oder nicht bewertet wurde.

Um gegebenenfalls von den Parteien zusätzliche Kostenvorschüsse einfordern zu können, bitten wir Sie, allfällige Streitwertänderungen dem Sekretariat umgehend bekanntzugeben.

Ist der Streitwert in einer anderen Währung als Euro angeführt, rechnet das Sekretariat diesen Betrag zum Stichtag der Einbringung des Mediationsantrags in Euro um.

 

4. Berechnung der Kosten

Am Ende eines Verfahrens werden die Verwaltungskosten (aufgrund des Streitwerts nach der Kostentabelle (Anhang 3)) sowie das Honorar des Mediators (aufgrund des vereinbarten Stunden- bzw Tagsatzes) von der Generalsekretärin gemeinsam mit den Auslagen bestimmt (Art 8 Abs 4). Dazu wird der Mediator gebeten, dem Sekretariat alle noch nicht abgerechneten Barauslagen bekanntzugeben. Die Entscheidung der Generalsekretärin ist bindend.

Verbleibt vom bezahlten Kostenvorschuss nach Abzug der oben angeführten Kosten noch ein Guthaben, so werden solche allfälligen Depotreste nach Verfahrensende an die Parteien zurückgezahlt. In der Regel werden die Depotreste vom Sekretariat im Verhältnis der an VIAC geleisteten Zahlungen (meistens 50:50) an die Parteien zurückgezahlt. Die Parteien können vereinbaren, dass die Depotreste in einem anderen Verhältnis (in Prozenten oder absoluten Zahlen) zurückgezahlt werden; in diesem Fall wird der Mediator gebeten, das Sekretariat entsprechend zu informieren.

 

5. Mediatorenhonorare

Die Höhe des Honorars des Mediators berechnet sich nach dem tatsächlichen Zeitaufwand auf Basis eines Stunden- bzw Tagsatzes. Wir ersuchen Sie, vor Ihrer Bestellung der Generalsekretärin Ihren gewünschten Stunden- bzw Tagessatz bekannt zu geben.

Die Generalsekretärin setzt sodann nach Konsultation mit Ihnen und den Parteien diesen Satz fest. Dabei berücksichtigt er auch die Angemessenheit des Honorars sowie die Komplexität der Streitigkeit. Ein Stundensatz von EUR 100-500 wird dabei als angemessen zu erachten sein.

Darüberhinausgehende Honorarvereinbarungen zwischen den Parteien und dem Mediator sind unzulässig.

 

6. Bestimmung der Verwaltungskosten und des Honorars des Mediators am Ende des Verfahrens

Die Bestimmung der Verwaltungskosten und des Honorars des Mediators obliegt nach den Wiener Mediationsregeln ausschließlich der Generalsekretärin des VIAC.

Sie werden daher gebeten, dem Sekretariat nach Beendigung eines Verfahrens eine Stundenaufstellung sowie alle noch nicht abgerechneten Barauslagen bekanntzugeben, damit diese Kosten bestimmt werden können.

 

7. Barauslagenersatz

Der von den Parteien eingeforderte vorläufige Kostenvorschuss enthält auch einen für Barauslagen nach Art 8 Abs 1 bestimmten Betrag, der von der Generalsekretärin nach Erfahrungswerten festgesetzt wird.

Angemessene Barauslagen der Mediatoren, wie zB Reise- und Aufenthaltskosten, Kosten der Zustellung und sonstige fallbezogene Kosten werden gegen Vorlage der Belege ersetzt. Unter dieser Voraussetzung sind zB Barauslagen für Kurier-Dienste, Postsendungen, von einem Provider organisierte Telefonkonferenzen etc ersatzfähig, nicht aber zB Barauslagen für Skype-Calls oder Emails.

Bei Bahnfahrten wird der Preis des Tickets für die erste Klasse ersetzt. Bei Flugreisen wird (i) außerhalb Europas der Preis des Tickets für maximal Business Class, (ii) innerhalb Europas der Preis des Tickets für Economy Class (in begründeten Ausnahmen Business Class) ersetzt. Die Tagesdiäten für nicht am Verhandlungsort ansässige Mediatoren betragen € 150,00 pro Tag. Falls Nächtigungen notwendig sind, werden gegen Vorlage von Belegen maximal € 400,00 (Taggeld und Nächtigung) und ohne Belege maximal € 300,00 (Taggeld und Nächtigung) vergütet. Erforderliche Taxifahrten werden nach Rechnung ersetzt. Bei Anfahrten mit dem PKW wird das jeweils in Österreich gültige Kilometergeld, derzeit € 0,42 pro Kilometer, höchstens aber der ersatzfähige Preis eines Flugtickets, vergütet.

In diesen Beträgen sind allfällige Steuern und Abgaben inkludiert.

Da Voraussetzung für die Annahme des Mediatorenamtes eine gewisse administrative Infrastruktur des Mediators ist, besteht kein Anspruch auf Vergütung von Rechtsdatenbankabfragen, Anschaffung juristischer oa Literatur wie zB Magazine, etc oder ähnlichem.

Um sicherzustellen, dass ausreichende Mittel für Barauslagen zur Verfügung stehen, werden Mediatoren eingeladen, ihre Barauslagen jeweils nach Anfall größerer Auslagen – wie etwa nach Verhandlungen – abzurechnen. 

Falls keine anderen Instruktionen vorliegen, werden Barauslagen in Euro an die bekanntgegebene Bankadresse überwiesen.

Sind Barauslagen in einer anderen Währung als Euro angeführt, rechnet das Sekretariat diesen Betrag zum Stichtag des Rechnungsdatums in Euro um.

 

Vienna International Arbitral Centre
of the Austrian Federal Economic Chamber (VIAC)
Wiedner Hauptstrasse 63, A-1045 Vienna 

T +43 (0)5 90 900 4398
F +43 (0)5 90 900 216
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